Очень часто, говоря слово «оптимизация» процесса, имеют в виду банальное сокращение. Чаще всего — сокращение расходов и персонала. За красивым словом прячут обычный секвестр бюджета.
Секвестр — это «денег не хватает, надо урезать расходы».
Оптимизация — это «нужно тратить умнее: убрать лишнее, сохранить важное и иногда даже добавить деньги туда, где это даст лучший эффект»
Оптимизация — в первую очередь системное улучшение того, как выполняется работа, чтобы получить лучший (оптимальный) результат.
Результат состоит из трех частей:
- времени выполнения работы,
- затрат на выполнение работы,
- качества выполнения работы.
В первую очередь нам следует разобраться, какое сочетание этих трех компонентов будет оптимальным именно для вашего бизнеса.
Что для вас важнее?
Возьмем для примера Макдональдс «Вкусно — и точка». Скорость выполнения заказа, безусловно, является для них приоритетом — это же ресторан быстрого питания. Все процессы там должны быть быстрыми и дешевыми. Но, выполняя эти два приоритета, сотрудники Макдачки регулярно ошибаются с заказами. Выдают некомплектные заказы: то салфетки забудут, то соусы, то картошки дадут не две, а одну итд. Это случается сплошь и рядом. Компания не готова тратить деньги на перепроверку заказов перед выдачей, а клиенты не бухтят и согласны лишний раз сами указать на ошибку, запросив недостающее. Ошибка ничего для них не стоит. Для этого ресторана такой процесс является оптимальным.
А теперь сравните процесс выдачи заказа во «Вкусно — и точка» и в автомобильном салоне. В салоне с вами будут возиться несколько часов и несколько человек: продавец, бухгалтер, кассир, руководитель отдела продаж, подписывающий договор, завскладом, выдающий конкретную машину после оформления всех формальностей. Сотрудники десять раз всё перепроверят: цвет машины, её комплектацию, VIN-номер, стоимость, правильность заполнения ПТС, физическое состояние, прием от вас денег в полной сумме. И только после всех проверок у вас будет возможность уехать домой с покупкой. Никто никуда не торопится, потому что дело важное и ответственное. Цена ошибки на каждом этапе достаточно велика.
Представьте, что мы с благим желанием удешевить процесс выдачи автомобиля, сделаем его похожим на процесс в Макдаке. Станем выдавать машины за 15 минут, с участием всего одного человека. Сколько же ошибок он сделает, и цена каждой может доходить до нескольких миллионов рублей! Это будет катастрофа.
То же самое случится, если мы внедрим все контроли из салона в Макдачке. Бургер будет стоить 5 000 руб. А за такие деньги он никому не нужен.
Поэтому, прежде чем взяться за оптимизацию процесса, ответьте себе на несколько вопросов:
1) За какое время должен отрабатывать мой процесс? Делать работу быстрее, чем нужно, может быть так же накладно, как делать её дольше, чем нужно.
2) Какая стоимость процесса оправдана маржинальностью нашего бизнеса? Вы не должны вылететь в трубу из-за слишком дорогого процесса.
3) Каковы требования клиентов к результату процесса: к количеству ошибок, которое является приемлемым, надежности во времени поставок, стабильности получаемого результата, удобству взаимодействия?
После этого вы можете начинать уже саму оптимизацию.
Главное — помнить, что оптимально не всегда равно дешево!
